Účtování cestovních výdajů — daňové aspekty

Co si firmy mohou odečíst z daní a co nikoliv. Jaké výdaje jsou daňově uznatelné a jak je správně zdokumentovat.

10 min Pokročilý Únor 2026

Sbírka účtenek a faktur seřazených na desce s kartami a peněženkou

Proč je správné účtování cestovních výdajů důležité

Cestovní výdaje představují pro firmy významný nástroj, jak si snížit daňový základ. Nejde ale jen o jakékoliv výdaje — jejich uznatelnost se řídí přísnými pravidly. Řada podnikatelů si myslí, že si mohou odečíst všechno, co se vztahuje k cestě. To ale není pravda. Finanční úřad je velmi přísný a nesprávně účtované výdaje mohou vést k penalizaci.

Správné účtování cestovních výdajů znamená nejen úsporu na daních, ale také bezpečnost vůči případným kontrolám. Firmy, které mají vše zdokumentované podle předpisů, nemusí se ničeho obávat. Budeme si projít, které výdaje se dají odečíst, jak je třeba dokumentovat a jaké jsou časté chyby.

Podnikatel sedící u pracovního stolu s notebookem a složkou s účtenkami, přirozené osvětlení z okna

Daňově uznatelné výdaje na cestách

Nejdůležitější je pochopit rozdíl mezi cestovní náhradou a cestovním výdajem. Cestovní náhrada je příspěvek zaměstnavatele zaměstnanci — to si firmy nemohou odečíst. Cestovní výdaj je naopak výdaj, který si firma přímo účtuje do nákladů.

Daňově uznatelné jsou především:

Náklady na dopravu (letenky, jízdenky vlaků, taxislužby)
Ubytování s DPH faktury
Cestovné — jde o náhradu za používání vozidla podle sazeb (v 2026 to je 15 Kč za km)
Reprezentační výdaje související s obchodními jednáními (stravování klientů)

Klíčový je předpoklad — výdaj musí být nutný a související se stavem cestování pro pracovní účely. Není tak jednoduché si prostě napsat, že byla cesta pracovní.

Cestovní doklady a letenky rozložené na stole vedle pasu a peněženky, přirozené osvětlení

Složka s účtenkami a cestovní zprávou, na stole vedle poznámkového bloku s údaji

Správná dokumentace — základ všeho

Bez dokumentace se prostě neobejdete. Finanční úřad požaduje konkrétní doklady, které prokazují, že výdaj opravdu vznikl. Jde zejména o:

Cestovní zprávu — to je základní dokument. Musí v ní být jméno zaměstnance, datum cesty, místo určení, účel cesty a výčet výdajů. Bez cestovní zprávy si neodečtete vůbec nic. Firmy si ji obvykle vytváří v tabelární podobě, aby měly přehled. Doporučuji si ji vyplňovat hned po cestě — paměť se vám pak nezklamala.

Originální účtenky a faktury — ty musíte mít k ruce. Nezbude vám nic jiného, než si je sbírat během cesty. Stravování, ubytování, parkovné — všechno by mělo být doloženo. Bez dokladu se nedá nic prokázat a finanční úřad vám ho neuznávanou práci.

                Pozor na běžné chyby
              
                    Chybí účel cesty:
                  
                  Pokud se v cestovní zprávě nenachází konkrétní důvod, proč se jelo (obchodní jednání, schůze, kontrola objektu), není co dokazovat. Finanční úřad si řekne: „Jak poznám, že to byla pracovní cesta?”
                
                    Smíchání osobních a pracovních výdajů:
                  
                  Pokud si během cesty koupit oblečení na sebe, to se neodečítá. Pracovní jsou jen ty výdaje, které jsou přímo s cestou svázané.
                
                    Chybějící doklady:
                  
                  Nejčastější chyba. Člověk si domyslí, že měl oběd za 350 Kč, ale doklad nemá. Bez dokladu si to neodečtete. Finančák vám to neuznávanou práci a není diskuse.
                
                    Cestovné bez evidence:
                  
                  Pokud používáte vozidlo firmy, musíte mít seznam cest s počtem kilometrů. Bez toho si cestovné neodečtete.

Jak se počítá cestovné v roce 2026

Cestovné se v České republice počítá podle jednotné sazby, kterou schvaluje vláda. V roce 2026 je to 15 Kč za jeden ujetý kilometr. To platí pro všechny firmy bez výjimky. Není důležité, jestli máte starší auto nebo nejnovější model — sazba je stejná pro všechny.

Příklad: Zaměstnanec ujede 200 km do Brna a zpátky (celkem 400 km). Cestovné je 400 15 = 6 000 Kč. To si firma odečte jako výdaj. Zůstane vám evidence cesty (kam se jelo, kdy, proč) a výpočet. Nic víc nepotřebujete.

Důležité: Cestovné se nesmí přidávat k jiným výdajům na dopravu. Pokud jste cestovali autobusem a koupit si letenku, odečítáte si cenu letenky, nikoliv cestovné. Cestovné se používá jen pro vozidla firmy nebo vozidla zaměstnanců, když je používají na pracovní cestu.

Tachometr v autě ukazující najeto kilometry, detail přístrojové desky

Praktické tipy pro správné účtování

Vést cestovní deník

Vedete si do tabelky všechny cesty. Datum, místo, kilometry, účel. Pak vám stačí jen sečíst sloupce a máte přehled. Není to nic složitého, ale finanční úřad to miluje.

Sbírat účtenky hned

Jakmile zaplatíte, vezměte si účtenku. Není čas ji hledat později. Restaurace si účtenky neuchovávají věčně, někdy jen 30 dní. Chcete-li si pak pozdě vzpomenu, máte smůlu.

Ověřit se účetním

Než si začnete sami účtovat, poraďte se se svým účetním. Každá firma má jiné potřeby a každý případ je trochu jiný. Účetní vám řekne, co je pro vás v pořádku.

Archivovat dokumenty

Všechny doklady a cestovní zprávy si uchovávejte aspoň 6 let. To je lhůta, během které vám finanční úřad může přijet. Máte-li vše v pořádku, nemusíte se bát.

Neváhejte se poradit s odborníkem

Správné účtování cestovních výdajů není věda, ale má svá pravidla. Pokud si nejste jistí, jak postupovat, není ostychu se obrátit na účetního nebo daňového poradce. Lépe vynaložit pár stovek korun na konzultaci než se později potýkat s pokutami od finančního úřadu.

Kontaktujte nás

Právní upozornění

Tento článek je čistě informativní a poskytuje obecný přehled o účtování cestovních výdajů. Nejedná se o právní nebo daňové poradenství. Daňové předpisy se mění a jejich výklad se může lišit podle konkrétní situace vaší firmy. Před jakýmikoliv konkrétními kroky se vždy poraďte s kvalifikovaným daňovým poradcem nebo účetním, který zná vaši situaci. Redakce nenesou odpovědnost za škody vzniklé z použití informací z tohoto článku.